Recomendación General del Ararteko 3/2024: Administración electrónica y atención ciudadana
El Ararteko ha realizado el seguimiento del estudio publicado en 2021 "Administración digital y relaciones con la ciudadanía. Su aplicación a las administraciones públicas vascas". El análisis destaca los avances significativos en la administración electrónica de las 13 entidades públicas vascas que han colaborado en el estudio, así como los desafíos pendientes para una transformación digital más inclusiva y eficiente. El Ararteko ha evaluado el cumplimiento de sus recomendaciones previas en este ámbito y, a la luz de esa evaluación formula nuevas directrices para garantizar el acceso y la multicanalidad en las relaciones digitales con la administración.
Entre ellas, destacan las siguientes:
• Sede electrónica y registro: las administraciones deben disponer de una sede electrónica completa y funcional, admitir solicitudes a través del registro electrónico general y disponer de carpetas ciudadanas para que las personas interesadas puedan acceder al estado de tramitación de expedientes y notificaciones electrónicas.
• Oficinas de asistencia y cita previa: las oficinas de asistencia en materia de registro son esenciales para facilitar la atención ciudadana; la cita previa debe ser opcional, no una barrera que dificulte el acceso a los servicios públicos.
• Notificaciones electrónicas: las administraciones deben desarrollar plataformas de notificación electrónica que cumplan con los requisitos del procedimiento administrativo y enviar, en todos los casos, avisos de puesta a disposición de notificaciones para garantizar la recepción a tiempo.
• Interoperabilidad: se debe impulsar la interoperabilidad facilitando consultas electrónicas de datos entre administraciones, asegurar la compatibilidad de los registros electrónicos y no exigir documentación que obra en poder de la administración.
• Firma electrónica: las administraciones deben adoptar políticas de firma electrónica avanzada y crear registros de funcionarios habilitados; la ciudadanía debe estar debidamente informada sobre la existencia y funcionamiento de estos servicios.
• Formación del personal: es necesario desarrollar planes específicos de formación en administración electrónica que incorporen estándares mínimos y mecanismos de evaluación continua.
• Seguridad de la información: las administraciones deben desarrollar políticas de gestión de documentos electrónicos y seguridad de la información, realizar auditorías periódicas, estableciendo responsabilidades claras en materia de seguridad.
• Transparencia: las administraciones deben respetar los plazos establecidos para la tramitación de solicitudes de acceso a la información pública, motivar la aplicación de límites y asegurar la usabilidad de los portales de transparencia.
El Ararteko insta a las administraciones a cumplir con estas recomendaciones para promover una administración pública más cercana, transparente y adaptada a las necesidades de toda la ciudadanía.
Vitoria-Gasteiz, 29 de agosto de 2024