Donostiako Udalari bidalitako ebazpen batean, Arartekoak udal horri eskatu dio berrikus ditzala bere laguntza-bulegoen jardunbideko alderdi batzuk erregistro arloan, agiriak aurrez aurre erregistratzen direnean berme juridikoak eta prozeduren segurtasuna hobetzeko.
Ebazpenean honako gai hauekin lotutako udal jardunbideak aztertu dira: sinadura tabletan, agirien digitalizazioa eta herritarren arretarako bulegoetara joaten direnen nortasuna egiaztatzea.
Lehenik, Ararteko erakundeak bereizi egiten ditu, batetik, sinadura interesdunaren borondatea edo adostasuna adierazteko bide gisa erabiltzea, eta bestetik, sinaduraren erabilera legez nahitaezkoa den kasuak. Administrazio Prozedura Erkidearen Legearen arabera, nahikoa da identifikatzea administrazioaren aurrean jardun gehienak egiteko, eta sinadura eska daiteke soilik eskaerak, erantzukizunpeko adierazpenak edo komunikazioak aurkezteko, errekurtsoak jartzeko edo atzera egiteko eta eskubideei uko egiteko. Horregatik, ez da bidezkoa sinadura oro har ezartzea, eta hori eskatzen denean (eskuz idatzitakoa edo elektronikoa), interesdunak sinatu duen edukiaren egiaztagiri osoa eta egiaztagarria jaso duela bermatu behar da.
Bigarrenik, defentsa-erakunde honek azpimarratu du digitalizazio-prozesua ezin dela agiriak eskaneatzera mugatu, baizik eta balio juridiko osoa duten benetako kopia elektronikoak sortu behar dituela, edukiaren osotasuna, benetakotasuna eta trazabilitatea bermatuz. Ildo horretan, egiaztatzeko sistemak jar daitezen gomendatu du, adibidez, egiaztapen-kode segurua (EKS), erregistro-egiaztagiriak eta emandako agiriak benetakoak direla egiaztatu ahal izateko.
Orobat, Donostiako Udalari iradoki dio hausnar ditzala tabletan jasotako sinaduraren izaera eta ondorio juridikoak, sistema horrek sinadura elektronikoen legezko baldintzak betetzen dituela ziurtatzeko, eta pertsonaren borondatearen eta agiri oso eta aldaezinaren arteko lotura berma dezala.
Azkenik, Arartekoak gogorarazi dio nortasun agiri nazionala edo pareko agiria erakutsiz identifikatu behar direla aurrez aurre agiriak aurkezten dituzten pertsonak, eta ez dela beharrezkoa eskaneatzea edo kopiak gordetzea, izan ere, egiaztapenerako bitarteko elektroniko elkarreragingarriak erabili behar dira, seguruagoak eta datuen babesa hobeto errespetatzen dutenak.
EBAZPENA
Vitoria-Gasteiz, 2025eko azaroaren 5a